Styr lønomkostningerne med smartere vagtplanlægning

For de fleste mindre butikker er løn den største omkostning på budgettet. Små overlap mellem vagter, ubemærket overtid eller for mange timer på stille tidspunkter kan hurtigt gøre lønomkostningerne unødigt høje.

Detailbranchen oplever typisk problemer som overtidstillæg, over- og underbemanding samt manglende sammenhæng mellem reelt behov og planlagte timer – alle faktorer der gør det unødigt dyrt at drive forretning. Brancheerfaringer viser imidlertid, at det er muligt at reducere lønudgifter med 5–12 % ved bedre planlægning og synlig styring af timer og bemandingsbehov Dette uden at gå på kompromis med kundeoplevelsen.

Tre nøgletal du skal holde øje med

1. Lønprocent – lønomkostning i forhold til omsætning.
2. Overtidstimer – især ved lange vagter og helligdage.
3. Bemandingstimer pr. åbningstime – giver indblik i, om din bemanding matcher kundeaktiviteten.

NyVagtplan gør det nemt

Live overblik - følg løbende match mellem timeforbrug og budget
I det øjeblik du opretter en vagt i kalenderen, opdaterer NyVagtplan arbejdstidssummerne for den enkelte medarbejder og for hele butikken. Det betyder, at du med det samme ser, om du nærmer dig ugens og periodens lønramme.

Automatisk håndtering af helligdage - undgå unødige fejl
Systemet kender alle helligdage og beregner automatisk arbejdstiden for vagtplanlægningsperioden.

Ressourcestyring – undgå spild og overtid
Platformen synliggør bemandingen igennem dagen, så det er tydeligt, hvis du overbemander i rolige perioder. Det gør det enkelt at justere vagtplanen iht. det faktisk behov.

Fem skridt til at trimme lønprocent

1. Sæt mål – fx 25-30% lønprocent
2. Planlæg bemanding efter omsætning – og juster summerne rigtigt
3. Undgå overlap og overbemanding – brug live summer og advarsler
4. Evaluer og juster løbende – brug rapporter og nøgletal
5. Brug arbejdstidslængden strategisk – optimer arbejdstiden iht. gældende regler for pauser (se nedenfor)

Sådan bruger du arbejdstidslængden strategisk

Et effektivt greb til at trimme lønprocenten er at arbejde strategisk med længden på dine vagter. Ifølge HK’s butiks­overenskomst har medarbejdere krav på en pause på 30 minutter, når den daglige arbejdstid overstiger fem timer. Vagter på fem timer eller derunder kan derfor som udgangspunkt planlægges uden betalte pauser – og det sparer både tid og penge. NyVagtplan gør det nemt at holde overblik. Når du opretter eller redigerer en vagt, vises vagtens længde med det samme, og du kan aktivt vælge, om der skal indlægges pause. Ved at trimme visse vagter til præcis fem timer, undgår du både at betale løn under pausen og at skulle dække bemandingen ekstra, mens medarbejderen er væk. Resultatet er en skarpere plan med færre spildtimer – og stadig fuld dækning af åbningstiden.

Klar til at trimme lønomkostningerne?

Opret en gratis prøveperiode, og oplev hvor hurtigt NyVagtplan kan være med til at trimme din næste lønkørsel.