For mange medarbejdere er vagtplanen en helt central ting i deres arbejde. En dårlig organiseret vagtplan kan føre til store frustrationer hos medarbejdere og et potentielt dårligt arbejdsklima. Derfor bør en vagtplan skele til medarbejdernes behov, så flest mulige medarbejdere er tilfredse. Ofte er det små ting som kan forvandle en dårlig vagtplan til en god og fair vagtplan. Det er i praksis umuligt at imødekomme alle medarbejderes behov, men at gøre forsøget vil helt sikkert gøre en stor forskel.
Herunder har vi samlet en række gode råd baseret på dialogen med vores kunder, som du bør overveje, når du laver din næste vagtplan.
Sørg altid for, at formalia på medarbejderen er opdateret og afspejlet i vagtplanen. Det er typisk medarbejderens timenorm, individuelle forhold fra kontrakten eller andre relevante regler (fx fra overenskomst)
Langt de fleste medarbejdere ønsker, at der er en regelmæssighed i deres vagter og at vagterne er spredt mest muligt ud. Det gør arbejdsugen forudsigelig, og medarbejderen kan nå at samle energi mellem vagterne. Vagtplanen skal undgå at klumpe medarbejderens vagter sammen, og generelt er lukke og åbne vagter efter hinanden et dårligt valg.
Der kan være specifikke individuelle behov for den enkelte medarbejder, som er vigtig at lade indgå i vagtplanen. Medarbejdere med små børn kan have brug for at gå tidligt én dag i ugen mod så at arbejde længere på et andet tidspunkt. Andre medarbejdere kan have brug for at tage ferie på ‘skæve’ tidspunkter i forhold i familien.
Vagtplanen bør overordnet set være fair set fra medarbejdernes side, så ikke bestemte medarbejdere favoriseres. Det betyder, at mindre attraktive vagter som fx vagter i weekender/ helligdage eller sene lukkevagter som udgangspunkt bør løses ved rotation.
Det er vigtig, at vagtplanen tager højde for kendte travle og mindre travle perioder i butikken. Desuden kan der være behov for særlige kompetencer på en vagt (fx at kunne betjene en bestemt maskine) som vagtplanen tager højde for.
En god vagtplan har også taget højde for behov for pauser - særligt på de sene og meget lange vagter. Og medarbejderne elsker når de modtager deres vagtplan i god tid.
